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关于印发《湖北大学文件材料立卷归档工作规范》的通知

校办字[2012]30

校内各单位:

现将《湖北大学文件材料立卷归档工作规范》予以印发,请遵照执行。

湖 北 大 学

2012116

湖北大学文件材料立卷归档工作规范

一、总

为规范我校文件材料立卷归档工作,根据《中华人民共和国档案法》、教育部和国家档案局《高等学校档案管理办法》及《高等学校档案工作规范》、《湖北省档案管理条例》等有关规定,结合学校实际,制定本规范。

二、归档范围的确定

(一)确定的原则

1. 归档文件材料必须对学校和社会当前与长远发展具有参考、凭证作用和研究价值。

2. 归档文件材料必须反映学校各项活动的全过程,保证完整、准确、系统。

3. 归档文件材料必须遵循其自然形成规律,保持彼此间的有机联系,照顾各种文件材料的不同特点和成套性。

(二)归档的主要内容和重点

1. 归档的主要内容包括党群、行政、教学、科学研究、产品生产与科技开发、基本建设、仪器设备、出版、外事、财会等方面,具体范围见《湖北大学文件材料归档范围和档案保管期限表》。

1)党群、行政文件材料归档的重点是学校在党群、行政管理活动中形成的不同载体的文件材料,特别是全局性、综合性的文件材料;其次是上级和其他单位的来文、来电,上级来文中,应以针对学校的指令性、指导性文件为主。

2)教学文件材料归档的重点是学校在教学管理和教学实践各个环节中形成的不同载体的文件材料。

3)科研文件材料归档的重点是学校承担的科研项目(课题)在科研准备、研究实验、总结鉴定、申报奖励、推广应用等各个阶段形成的不同载体的文件材料,特别是研究实验阶段形成的作为研究结果依据的原始材料。

4)产品生产与科技开发文件材料归档的重点是学校各经济实体的申办、审批材料,业务往来合同、经济财务和产品设计、试制、生产、营销各个阶段形成的不同载体的文件材料,特别是全套设计、工艺图纸及其他关键性的材料。

5)基建文件材料归档的重点是学校项目建设各个阶段形成的不同载体的文件材料,特别是包括竣工图在内的全套图纸。

6)设备文件材料归档的重点是学校仪器设备(特别是价值5万元以上的)在其购置、验收、调试、运行、管理、维修、改造、报废等全部活动中形成的不同载体的文件材料,包括全套随机图样。

7)出版文件材料归档的重点是学校在编辑出版图书、刊物、报纸、音像出版物等活动中形成的不同载体的文件材料,尤其是出版物本身。

8)外事文件材料归档的重点是学校在重大涉外和国际合作项目、留学生工作活动中形成的不同载体的文件材料。

9)财会文件材料归档的重点是学校在财务管理和会计活动中形成的不同类型的具有长期保存价值的文件材料。

10)声像载体文件材料归档的重点是学校在各项活动中直接形成的声像载体材料,尤其是声像载体材料的原件。

2. 凡属应归档的文件材料若采用计算机管理而无纸质载体形式的,必须打印成纸质材料,连同光盘或磁盘一起立卷归档。

3.不归档的文件材料见《湖北大学不归档的文件材料范围及处理办法》。

三、立卷分工

学校实行主办单位立卷的制度。

1. 中央、省、市等上级主管部门下达的文件、发电中,综合性的由学校办公室立卷归档,专业性的或具体业务性的由各承办单位立卷归档。

2. 以学校名义的发文,由学校办公室立卷归档。

3. 职能部门以学校名义的发文,由主办单位立卷归档。

4. 以职能部门名义的发文,由职能部门立卷归档。

5. 学校召开的代表大会、全委会、常委会、校长办公会所形成的材料,由学校办公室立卷归档。职能部门以学校的名义召开的专门会议及各单位组织召开的国内外学术会议所形成的材料,由主办单位立卷归档。

6. 校内各单位向学校的请示、报告正文及相应的批复、批转的原件,由学校办公室立卷归档;请示、报告的原稿及批复、批转的复制件,由报文单位作为资料保存。

7. 2个及以上单位共同办理的文件,由主办单位立卷归档,非主办单位作为资料保存。

8. 各临时机构、撤销机构应于机构撤销前将尚未整理的文件材料及时立卷归档,并将其全部档案移交档案馆保存,任何人不得带入其他单位。

9. 学校领导、各单位负责人代表学校参加上级主管部门召开的重要会议的发言稿,分别由学校办公室和各单位立卷归档。

10. 重要的师生及校外人士来信来访材料,由承办单位立卷归档。

四、立卷原则

立卷应遵循文件材料的自然形成规律,保持其有机联系,适当照顾保存价值,分类组卷,准确、全面反映学校真实面貌和部门的主要职能活动,并便于保管和利用。

五、立卷程序与方法

立卷是对文件材料进行分类、组合、排列、编目的过程。

(一)预立卷

1. 学校严格实行文件材料形成部门立卷归档制度。全校各职能管理部门、直属单位和各学院(含课题组)均为立卷单位。

2. 各立卷单位的专职文书处理人员或专()职档案人员,应及时收集归档范围内的文件材料,依照《湖北大学文件材料归档范围和档案保管期限表》进行分类存放,以便整理立卷。

3. 一个年度需要立卷归档的文件材料,必须收集齐全、完整。

4. 收集的重点:

1)本单位职能活动中形成的文件材料。

2)其他单位或部门形成的、与本单位有密切联系的文件材料。

5. 归档的文件材料必须符合文书处理的基本要求,禁止使用铅笔、圆珠笔、彩笔书写,所有字迹不得超过装订线,办公用纸一般采用16开型或A4型。

(二)立卷分类

1. 流程图: 文件材料--> 分年度--> 分类别--> 分问题--> 分保管期限

2. 先将文件材料按其形成或针对的年度分开。

1)根据文件材料的不同特点,可采用自然年度、教学年度、会计年度分别归入不同年度。

2)一般文件归入文件形成年度;跨年度的请示与批复,归入批复年度,无批复的请示归入请示年度;跨年度的规划、计划,归入文件内容针对的第一个年度;跨年度的总结、报告,归入文件内容针对的最后一个年度;跨年度的会议文件,归入会议闭幕的年度;法规性文件,归入公布或批准年度;跨年度的非诉讼案件材料,归入结案的年度;按学年处理的文件,归入专门年度。

3. 在分年度的基础上,将文件材料按《湖北大学档案实体分类实施办法》中确定的十个类别分开。

4. 将类别理顺的文件材料按其内容所反映的问题、事物分开。

5. 最后将文件材料按照规定的不同保管期限分开。

(三)立卷组合

将经过分类的文件材料,按一定形式组合起来。

1. 立卷组合的基本要求

1)立卷组合一般应以问题为主,兼顾其它特征,使之联系紧密,分级适当,类型鲜明,年度不混,保管期限准确。

2)同一内容的文件材料组成一卷或数卷,每卷不超过200页。

2. 立卷组合形式

1)会议文件,按会议的届次组合,根据文件的数量,可以一会一卷、一会数卷或数会一卷;

2)非诉讼案件材料,按立案问题或人头组合,可以一案一卷或一案数卷;

3)来信上访材料,可按信件作者、信件的处理形式或信件所反映的问题组合;

4)统计、报表、名册等文件,按照格式名称组合,根据文件的数量,可组成一卷或数卷;

5)学校管理和业务活动形成的业务文件、调研材料等,一般按单一问题组合。同一问题的请示与批复、转发件与原件应组合在一起。

6)工作计划、总结等文件,一般可按责任者或名称组合;

7)简报、刊物可按名称一期一卷或数期一卷。

8)科研文件材料,根据每个研究课题的材料多少,可组成一题一卷或一题数卷。将最能反映课题概况的科研文件材料,如开题报告、论文、专著、鉴定材料,成果申报与获奖材料,科研投资与经费核算材料等整理组成综合卷,排放在研究课题全部案卷之首,其余科研文件材料按科研阶段依次系统整理组卷。

9)产品生产与科技开发文件材料,可将每个产品项目组成一卷或数卷,反映整个产品项目的关键材料放在首卷,底图单独存放。与各产品项目关系密切的管理性文件,应列入产品项目类中组卷。

10)基建文件材料,按工程项目组卷,一项一卷或数卷。管理性文件材料排在整个项目首卷,其它材料按文件性质分别组成案卷。

11)仪器设备文件材料,可每项设备组成一卷或数卷。将最能反映设备购置概况的文件材料,如申购报告、批复文件、论证文件、投资文件、订购合同、验收报告、索赔文件等整理组成案卷,排放在各卷之首,其余设备技术文件材料按设备的工作程序及重要程度,依次系统排列。

12)出版类文件材料,以出版物名称立卷,一书一刊组成一卷或数卷,期刊视情况几期一卷。注意分清年度,不可混年立卷。

13) 财会文件材料,按照会计年度时间进行组卷。各种记账凭证按时间顺序整理,组成一卷或多卷。不同年度的会计核算材料,不能放在一起立卷。对于未了结的债权、债务及涉外的原始凭证,应单独立卷。

14)其它文件材料,可根据具体情况进行组合。

(四)排列卷内文件材料(按重要程度或时间顺序)

批复、批示在前,请示、报告在后;正文在前,附件在后;正本在前,定稿在后;转发件在前,被转发件在后;上级通知在前,上报材料在后;非诉讼案件结论性材料在前,依据性材料在后;文字材料在前,图表在后;基建图纸按图的类别序号排列;其它文件材料按时间顺序排列。

(五)修整文件材料

对在装订线以外有字迹或破损的文件材料,以及与本卷文件材料不可分割的照片、小字条等,要进行加边、修补和裱糊;对较大的表格,要适当地折叠。

(六)编写页号、件号

根据实际需要,卷内文件应编页号或件号。成卷装订的卷内文件编页号,按件装订的卷内文件编件号。成卷装订的卷内文件无论单面或双面只要有字迹,均应一面编写一个页号;页号的位置在每面材料非装订线一侧的上角。卷内文件的件数一般以每份文件单独计算为一件;请示与批复,来文与复文应分别计算件数;正本、定稿、历次修改稿应分别计算件数;正文与附件应按一件计算。

(七) 填写归档文件目录

归档文件目录置于卷内文件之前,必须用碳素墨水逐件填写或用激光打印机打印。

1. 顺序号:以卷内文件排列先后顺序填写。

2. 文 号:文件制发机关的发文字号。组合件填写本件第一份文件的文号。

3. 责任者:形成该文件的单位或对文件负有责任的署名者。

4. 题 名:即文件标题,一般应照实抄录。没有标题或标题不能说明文件内容的文件,可自拟标题,外加“[ ]”号。 组合件填写本件第一份文件的题名。

5. 日 期:即文件的形成时间,组合件填写本件第一份文件的日期。用阿拉伯数字表示,如20121101;月、日不详的,以0代表,补足8位。

6. 页数:填写每件归档文件的总页数。

7 备 注:对卷内文件变化作必要说明。

(八)拟写案卷题名

案卷题名即案卷标题,由立卷人自拟。案卷题名应简明确切,结构完整,体式一致,一般不超过50个汉字。其常用结构: 作者 一 时间 一 问题(内容) 一 名称(文种)。 作者一般指卷内文件主要责任者,要写出全称或通用简称,不得简称为“本校”、“上级”等。名称(文种)应按重要程度顺序标注几种主要文件文种。除会议文件外,不得用“XXX文件材料”;除一般函件外,不得用“XXX来往文书”。

(九)案卷装订

案卷装订前要去掉卷内文件上的金属物,订口和地脚与卷皮平齐,采用三孔一线、三角斜口袋等法装订。

(十) 填写案卷封面

1. 全宗名称:填写“湖北大学”。

2. 类目名称:类目名称指全宗内分类方案的第一级类目名称。在一个全宗内应按统一的方案分类,并应保持分类体系的稳定性。

3. 案卷题名:案卷题名书写或打印时,应注意居中、对称。

4. 卷内文件起止日期:卷内文件形成的最早至最晚日期。

5. 保管期限:依据保管期限表,确定案卷的保管期限。

6. 件、页数:按照案卷内实际件、页数填写。

7. 密 级:按卷内文件材料最高密级填写。

(十一)填写卷内备考表

卷内备考表位于卷内文件之后,由本卷情况说明、立卷入、检查人、立卷时间组成。卷内备考表,必须用碳素墨水填写。

1. 本卷情况说明:填写卷内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。若无情况说明,也应填写、检查人姓名和时间。立卷完成后发生或发现的问题,由有关的档案管理人员填写并签名、标注时间。

2. 立卷人:由组成本卷的责任者签名。

3. 检查人:由立卷单位负责人对案卷质量进行检查后签名。

4. 立卷时间:填写立卷完成日期。

(十二)编制档号

各单位立卷人将整理完毕的案卷交本单位专、兼职档案员,由档案员按《湖北大学档案实体分类实施办法》的规定统一编制档号。

(十三)编制案卷目录

装订好的案卷,经过分类排列和编号以后,按照排好的顺序,登入案卷目录。填写时按照案卷封面上的内容和已固定的案卷顺序,逐卷进行登记。案卷目录一式三份,其中两份报送学校档案馆。

(十四)装盒

案卷整理完毕,按档号顺序装盒。

(十五)编写立卷说明

立卷说明是立卷部门在每年立卷归档工作结束后,对当年的机构、主要职能活动、立卷归档情况和文件材料的大体内容所作的简介。通常由立卷单位基本情况和立卷归档情况两部分组成。立卷说明一式两份,其中一份报送学校档案馆。

六、各类文件材料立卷归档时间

1. 党政部门和能按年度归档的部门在次年6月底以前完成立卷归档工作。

2. 教学部门和能按教学年度归档的部门应在次年寒假前完成立卷归档工作。

3. 科研、基建项目和专题性、成套性档案,在项目完成通过鉴定验收后2个月内完成立卷归档工作。

七、其他

本工作规范自印发之日起施行,由校档案馆负责解释。