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关于印发《湖北大学院(系)档案管理办法》的通知

校办字[2012]29

校内各单位:

现将《湖北大学院(系)档案管理办法》予以印发,请遵照执行。

湖 北 大 学

2012116

湖北大学院(系)档案管理办法

一、总则

1.院(系)的档案指校内各院(系)在教学、科研、党政管理等活动中直接形成的对学校和社会有保存和利用价值的各种文字、图表、声像、磁盘等不同载体形式的历史记录。

2.为了确保院(系)档案的完整、准确、系统,从领导到各有关人员都要有档案意识。学院要把档案工作纳入各岗位的职责范围,院领导在检查工作的同时对档案工作进行检查和考核。

3. 院(系)要有分管档案工作的负责人和专(兼)职档案员,确定专(兼)职档案员的工作职责。

二、归档范围及保管期限

1.行政档案

1)国家、教育部及各司局、省教育厅及有关处室来文,对中心工作的批复(长期、重要永久);

2)院(系)教育事业规划、计划及上级批复 (长期);

3)院(系)工作计划、总结、报告及批复(长期);

4)院(系)制定的规章制度(长期);

5)反映院(系)重要学术活动和其他活动(如:领导视察,知名校友、国际友人来访等)的文字、声像和实物(永久);

6)院(系)会议记录和纪要(长期);

7)院(系)教学、学术和学位委员会组成人员名单,研究院(所、中心、室)、教研室等机构组成人员名单(长期);

8)院(系)大事记(长期)。

2.党群档案

1)分党委(党总支)工作计划、总结和会议记录、纪要(长期);

2)党的工作的规章制度及党的活动相关的文字、声像等档案(长期);

3)党建工作的材料(长期);

4)团委、学生会工作计划、报告、总结及重要活动的材料,学生社团的规章制度和重要活动的材料(长期);

5)工会活动材料、教职工大会的议程、报告和决议等重要文件(长期);

6)党群工作大事记(长期)。

3.教学档案

1)毕业生学籍、学习成绩表(永久);

2)学生学籍变更材料(升留级、休转退复学)(长期);

3)学生的奖惩材料(长期);

4)各专业教学大纲、计划和方案(长期);

5)重点实验室及教学基地的确定、审批等文件(长期,重要永久);

6)硕士、博士研究生毕业论文(长期);

7)各类毕业生集体照(永久);

8)院(系)师生参加国内外各类会议、比赛和竞赛的文件及获奖证书(含复印件)(长期,重要永久);

9)知名校友的自传、论文、专著、讲义、获奖证书、奖状、荣誉证书、证章、聘书、媒体报道、重要场合的讲稿、照片、录音等档案(永久)。

4.科研档案

1)科研准备阶段:

项目建议书及批复、任务书、委托书、合同、开题报告、研究计划、调研报告、方案论证报告等(长期)。

2)研究实验阶段:

原始记录、实验、测试、分析报告、关键配方、计算数据、实验大纲、计算机程序、说明书、用户手册、样品、标本、照片等(永久)。

3)总结阶段

工作总结、研究报告、论文、专著、技术标准、规范、设计图纸、工艺文件、鉴定证书(包括鉴定意见)、专家名单、专家评审意见等(永久)。

4)成果申报阶段

科技成果登记表、成果申报书、获奖证书、效益分析报告及成果应用证明等材料(长期,重要永久)。

5)应用转化阶段

应用转化方案和实施材料、成果转让合同、协议、生产定型鉴定材料、成果宣传报道等(长期,重要永久)。

三、归档要求

1.立卷归档的案卷标题要拟写确切,并按移交清单的表格制作电子报表。

2.卷内文件排列要合理规范:批复在前,请示在后;正件在前,附件在后;打印件在前,草稿在后。

四、归档时间

1.院(系)形成的档案由专人收集整理,并于次年6月底之前连同移交清单的电子报表送交档案馆。

2.院(系)的档案在分管领导审核后送交档案馆归档,同时办理移交手续。

五、其他

本办法自印发之日起施行,由校档案馆负责解释。