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关于印发《湖北大学涉密档案管理办法》的通知

校办字[2012]16

校内各单位:

现将《湖北大学涉密档案管理办法》予以印发,请遵照执行。

二〇一二年三月二十五日

湖北大学涉密档案管理办法

第一章 总

第一条 为了加强对涉密档案的管理,根据《中华人民共和国保守国家秘密法》、《国家秘密保密期限的规定》、《档案工作中国家秘密及密级具体范围的规定》,结合学校档案保密工作实际,制定本办法。

第二条 本办法所指的涉密档案分为国家秘密档案和内部档案两类。

国家秘密档案是指在学校档案中,涉及国家安全与利益,依照法定的程序确定,在一定时间内仅限一定的人知悉,且已保存在学校档案馆或有关部门的档案。

内部档案是指在学校档案中,涉及学校党政管理或科技工作中暂时不宜公开的事项或材料,经一定的程序确定,在一定的时间内仅限一定的人知悉,且已保存在学校档案馆或有关部门的档案。

第三条 按照既确保国家秘密安全和学校利益不受损害,又便于档案利用的原则,对涉密档案的范围作如下划分:

上级机关下发的文件中已标明密级的文件(包括国防军工的重大科研、生产项目),按原文所定密级管理;

由中央和国家机关有关业务部门规定保密的材料,按规定所定密级管理;

学校有关部门形成的文件材料,按定密程序确定密级,经学校保密委员会批准的,按批准所定密级管理;

不属于上述三种情况,但在一定时间内又不宜对外公开的档案,由有关部门或人员提出书面要求,并经本单位负责人审定同意的,按内部档案管理。

第四条 涉密档案保密期限按绝密、机密、秘密和内部档案划分分别为30年、20年、10年和5年,到期后自行解密。密级和保密期限需要变更的,由涉密档案形成部门提出申请,经原定密部门批准后,将申请与批准文件交档案馆,档案馆按新规定的密级和保密期限管理。

第二章 涉密档案的接收

第五条 档案馆负责全校涉密档案业务工作的指导和督促,并将整理完毕的涉密档案接收进馆。校内各单位指定12名涉密人员负责本单位涉密文件材料的收集、整理、立卷工作,并按规定时间向档案馆移交。移交时间为:

党政文件类涉密档案在次年的六月底前移交;

教学类涉密档案在次学年寒假前移交;

科研、基建类涉密档案在项目完成后三个月内移交。

第六条 涉密档案的接收必须办理交接手续,由移交人如实填写《湖北大学涉密档案移交清册》,接收人核对无误后,双方签字盖章。

第三章 涉密档案的保管

第七条 涉密档案实行专人、专库管理,库房条件必须符合上级涉密主管部门对保存绝密级档案的各项要求。涉密档案入库时须填写《湖北大学涉密档案入库登记表》。

第八条 库房责任人应按照《档案库房技术管理暂行规定》相关要求做好库房的各项日常管理工作,确保涉密档案的安全。

第四章 涉密档案的利用

第九条 利用涉密档案必须履行申报、审批手续。利用者填写《湖北大学档案馆涉密档案资料利用申请表》,报有关部门审批,由涉密人员查()阅。

利用秘密级档案的,利用者提出申请,由本单位负责人签字,经档案形成部门负责人审核,报档案馆负责人审批;利用机密级及以上档案的,除履行上述程序外,还须经校保密委员会办公室审批。

非涉密人员不得查 ()阅涉密档案。

第十条 利用涉密档案须履行查()阅登记手续,利用者须如实填写《湖北大学档案馆涉密档案资料利用登记表》以备案。

第十一条 涉密档案查阅必须在指定阅览室进行,利用者应自觉遵守保密制度,严禁对涉密档案进行涂改、勾画、剪裁、抽页、折叠、拆散、撕毁、拍照及录像。

第十二条 需摘抄、复制涉密档案的,应向档案管理人员申请,填写《湖北大学档案馆涉密档案资料复制申请表》,按本办法第九条规定报有关部门审批。复制、摘抄的涉密档案应严格按《湖北大学涉密载体保密管理办法》进行管理。

第十三条 涉密档案原则上不外借,确因工作需要借阅的,须按本办法第九条规定进行审批。

涉密档案外借时,需押存借阅人有效证件。涉密档案借出时间一般不得超过1周,到期未归还的,档案馆填发《湖北大学档案馆涉密档案资料催还通知单》,借阅者收到催还通知单3日内必须归还档案或办理续借手续。

绝密级档案一律不外借。

第十四条 借出涉密档案时,借阅人应按《湖北大学涉密载体保密管理办法》妥善保管,不得毁坏、丢失。对造成不良后果的应追究当事者的责任,造成泄密的将依法追究法律责任。

第五章 涉密档案的销毁

第十五条 经鉴定应销毁的涉密档案须履行清点、登记手续,并报学校主管领导批准。

第十六条 销毁涉密档案须到上级保密管理部门指定的单位销毁,并由档案馆指派两人以上押运和监销。

第六章 附

第十七条 本办法由档案馆负责解释。

第十八条 本办法自印发之日起施行。学校此前相关规定与本办法不一致的,以本办法为准。