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档案馆简介

1991年我校在武汉地区高校中率先成立了档案馆,独立建制,在校内行使档案行政管理、业务管理和档案执法职责。现设有两馆(博物馆、校史馆)、四部(整理部、技术部、查询利用部、编研部)、一室(办公室)。

1995年学校即成立了由分管档案馆工作的副校长担任主任委员、相关职能部门主要负责人为成员的档案工作委员会,负责统筹规划、组织协调、监督和指导全校档案工作,建立健全了校长领导、档案部门主管、各单位支持配合的档案管理机制。

学校专兼职档案员配备齐全,素质较高。目前专职档案员有16名(含三名馆领导),高级职称4人。全校每个单位、部门都配有兼职档案员,共有47名。

档案馆集中统一保管全校党群、行政、教学、科研、基建、财会、外事、设备、出版、声像等十大类档案。或者说,除了人事档案外,对所有档案实行了集中统一管理。档案馆馆藏档案共计32081卷(盒),录像磁带、光盘294盘,照片档案5468张,另外有建国以前的资料500余册,案卷排架长度1560延长米。

工作条件、档案保管条件不断改善。馆舍面积3600平方米(含博物馆、校史馆),其中档案库房面积760平方米。共有6间办公室、7间档案整理室、1间查询室、3间阅档室、8间库房,切实做到了“三分开”。库房均配备有空调、去湿机、温湿度记录仪、灭火器、感烟器等设备,符合档案工作“八防”要求。

档案馆每年接待校内外档案利用者2100余人次,调阅档案5000-6000卷,复印档案约24000页,并将信息服务的方式从现场查询服务发展到信函服务、网络服务。根据档案利用者的需求,为1000余名出国人员提供了毕业证、学位证、成绩单的翻译、认证工作。

档案信息化工作不断推进,努力做到“三化同步”即增量档案电子化,存量档案数字化,档案信息网络化,每年收集档案4万余件,除财会凭证外,做到了电子文件与纸质文件同步归档,案卷级、文件级条目已全面实现数字化,条目信息达56万余条;扫描全文档案11万余页,其中可以进行全文检索的有3万余页;扫描老照片近5千张。在网络化方面,电子档案信息全部上传到内网服务器、部分上传到校园网服务器,存储、备份、查询利用。

档案编研工作有进展,先后出版了《湖北大学校史1931——2011》、《“档案 管理 文化”论文集》、《“蜘蛛大王”赵敬钊》、《档案管理与规章制度》等,编写了立卷说明、大事记、干部任免汇总等资料。

学校档案工作取得了一定成绩, 1997年,学校档案工作目标管理获得国家二级认定;2000年获“湖北企业、科技事业档案工作百强单位”称号;2002年被评定为档案管理国家一级单位;2004年在湖北省企业科技事业单位中首家被授予 “档案工作规范管理AAA级”单位;2013年获全省档案工作绩效考核优秀单位荣誉称号;2014年档案工作取得全面进步,以优异成绩顺利通过执法年检、“档案工作规范管理AAA级”复查评审,荣获全省档案工作先进单位。



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